Assistant(e) d’administration

Titre du poste : Assistant(e) d’administration

Unité administrative : Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD)

Lieu d’affectation : Québec, Canada

Statut et grade : Emploi à recrutement local / Niveau B, grade à partir de B4-1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement en CDI à l’issue des 3 ans

Traitement annuel de base : A partir de 47 731 dollars canadiens (CAD), selon l’expérience

Autres avantages : Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 25 février 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 02/2025 du 04 février 2025

FONCTIONS PRINCIPALES

L’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD), organe subsidiaire de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) établi à Québec (Canada) depuis près de 35 ans, œuvre pour faciliter la coopération au service de la transition écologique et du développement durable, dans les 93 États et gouvernements membres de la Francophonie.

Sous l’autorité de la Directrice et du Coordinateur principal de l’IFDD, il/elle aura la responsabilité des activités ci-dessous :

• appuyer la direction de l’IFDD dans la mise en œuvre et l’administration des activités de l’Institut, en assurant le respect du plan de travail et des objectifs définis ;

• soutenir la planification et la coordination des activités et des évènements organisés par l’IFDD, notamment les réunions du Conseil d’orientation de l’Institut ou encore les conférences des parties sur le climat, la biodiversité et la désertification ;

• assurer le lien protocolaire avec les interlocuteurs internes et/ou externes et communiquer une information de premier niveau ;

• contribuer au respect des règles de circulation interne des documents, procédures administratives et financières et de confidentialité et assurer le classement, l’archivage des fichiers officiels de l’organisation ;

• appuyer la gestion administrative des déplacements professionnels, des privilèges et immunités, ainsi que le suivi administratif des dossiers, en s’assurant du respect des procédures internes ;

• contribuer activement au bon fonctionnement de l’Institut (organisation des réunions de service, suivi des recommandations et comptes-rendus, etc.) ;

• contribuer à la gestion et au suivi administratif des dossiers relatifs aux ressources humaines de l’IFDD (absences, congés, maladie, nouvelles arrivées, stages, naissances, départs à la retraite, sécurité etc…) ;

• évaluer les besoins et demander les devis pour les achats de fournitures et d’équipement ainsi que de biens et services de l’Institut, dans le respect des procédures de l’OIF. Au besoin, assurer les négociations avec les fournisseurs ;

• organiser la relation avec les prestataires, notamment logistique (missions, communication, etc.…) ;

• assurer le suivi auprès des partenaires pour la clôture budgétaire ;

• s’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par la Direction de l’IFDD pour permettre le bon fonctionnement de l’Institut.

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d'un État ou gouvernement membre de l'OIF et détenir une autorisation de travail à plein temps sur le territoire canadien en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat ;

• être titulaire d’un diplôme de niveau Bac + 2 (Diplôme d’études collégiales (DEC) + formation professionnelle en secrétariat / administration avec des notions comptables) ou en lien avec la nature du poste ;

• avoir une expérience d’au moins 3 ans en tant que Secrétaire de direction ou Assistant(e) d’administration, ou en lien avec la nature du poste, idéalement acquise au sein d’une organisation internationale ;

• avoir une bonne connaissance de l’environnement institutionnel de l’OIF et de ses partenaires de projets ;

• avoir une parfaite maîtrise de la langue française (à l’écrit comme à l’oral) et une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses. La connaissance d’une autre langue internationale, notamment l’anglais, serait un atout ;

• posséder de bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;

• démontrer une aptitude à planifier, organiser et travailler en respectant les règles et les délais requis ;

• avoir le sens de l’organisation, de la communication et de l’écoute et une aptitude à gérer plusieurs projets en même temps ;

• savoir faire preuve de discrétion et démontrer une aptitude manifeste pour le travail en équipe ;

• avoir la capacité à s’adapter rapidement aux situations nouvelles et aux interlocuteurs externes ;

• savoir faire preuve de réactivité et de confidentialité ;

• être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu interculturel ;

• avoir une parfaire maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook) ;

• avoir des connaissances en matière de nouvelles technologies numériques et de médias sociaux ;

• être disponible pour des déplacements ponctuels.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.