Assistant(e) d’administration

Titre du poste : Assistant(e) d’administration

Unité administrative : Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD)

Lieu d’affectation : Québec, Canada

Statut et grade : Emploi à recrutement local / Niveau B, grade B4 échelon 1

Durée de l’engagement  : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois , possibilité de renouvellement en CDI à l’issue des 3 ans

Traitement annuel de base :  43 076  dollars canadiens (CAD)

Autres avantages : Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 14 octobre 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 28/2025 du 23 septembre 2025

 FONCTIONS PRINCIPALES

L’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD), organe subsidiaire de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) établi à Québec (Canada) depuis plus de 35 ans, œuvre pour faciliter la coopération au service de la transition écologique et du développement durable, dans les 93 États et gouvernements membres de la Francophonie.

L’IFDD recrute un(e) Assistant(e) d’administration.

Sous l’autorité de la Directrice de l’IFDD et la supervision directe du Coordonnateur principal, il/elle aura pour principale mission de contribuer à la réalisation des projets et au bon déroulement des activités.

A ce titre, et plus spécifiquement, il/elle aura la responsabilité des activités ci-dessous :

• assurer la gestion et le suivi administratif et financier des projets suivis par l’IFDD au moyen d’outils dédiés ;

• prendre en charge le suivi ou la préparation de certains dossiers ou certaines réunions dans le cadre défini avec le Coordonnateur principal ;

• contribuer au respect des règles de circulation interne des documents, des procédures administratives et financières et de confidentialité ;

• assurer le lien avec les interlocuteurs internes et externes pour donner une information de premier niveau ;

• effectuer le travail bureautique du projet (correction et mise en page des documents, saisie informatique, classement, et.) ;

• contribuer à l’élaboration des contrats, s’assurer de leur conformité et vérifier les budgets ;

• faire le suivi administratif des contrats auprès des partenaires ;

• participer à l’organisation logistique des activités (lettres d’invitation, billets d’avion, hébergement, calcul des indemnités de séjour, location, réservation de salle, banquet, assurance voyages etc.) ;

• assurer la gestion des participant(e)s lors des activités ;

• préparer les missions à l’étranger de l’équipe de l’IFDD ;

• dans le progiciel de gestion intégrée SAP : créer les comptes fournisseurs, effectuer les actions pour engager les dépenses et réserver les crédits liés au projet et préenregistrer les factures pour les missions ;

• rassembler, préparer et traiter les documents pour les paiements ;

• assurer le suivi des comptes à recevoir et tenir une liste des engagements juridiques ;

• faire le suivi auprès des partenaires pour la clôture budgétaire ;

• traiter les rapports financiers et dépouiller les pièces justificatives reçues à la fin des activités ;

• effectuer des calculs et préparer les différents documents pour le service financier ;

• élaborer les rapports financiers pour les subventions reçues par l’IFDD ;

• assurer l’interface avec les services financiers ;

• organiser la relation avec les prestataires ;

• s’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par le Coordonnateur principal et/ou la Directrice de l’IFDD pour permettre le bon fonctionnement de l’Institut.

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d'un État ou gouvernement membre de l'Organisation internationale de la Francophonie et détenir une autorisation de travail à plein temps sur le territoire canadien en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat ;

• être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assistanat, de la gestion de projets ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées (ou un  DEP (Diplôme d'études professionnelles) en Adjoint(e) administratif(ve) ou un DEC (Diplômes d'études collégiales) en comptabilité et gestion) ;

• avoir une expérience d’au moins 3 ans en tant qu’Assistant(e) d’administration ou en lien avec la nature du poste, idéalement acquise au sein d’une organisation internationale ;

• avoir une connaissance générale de l’environnement institutionnel de l’OIF et de ses partenaires de projets ;

• maitriser les techniques d’assistanat, de bureautique, de classement et d’archivage ;

• savoir faire preuve de discrétion et maîtriser les règles de déontologie et de confidentialité ;

• avoir une aptitude manifeste pour le travail en équipe ainsi que le sens de la communication et de l’écoute ;

• être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu interculturel ;

• savoir planifier, organiser et travailler en respectant les règles et les délais requis et savoir gérer plusieurs projets en même temps ;

• avoir une parfaite maîtrise de la langue française (à l’écrit comme à l’oral), avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses. La connaissance ou la maîtrise de la langue anglaise serait un atout ;

• maîtriser les outils informatiques courants (Word, Excel, internet…) ;

• maîtriser le logiciel SAP.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.