Attaché(e) d’administration et de gestion

Titre du poste : Attaché(e) d’administration et de gestion

Unité administrative : Représentation de l’OIF pour l’Afrique de l’Ouest (REPAO)

Lieu d’affectation : Lomé, Togo

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, grade à partir de P2-1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : A partir de 36 894 euros, selon l’expérience

Ajustement annuel de poste : A partir de 7 036 euros, selon l’expérience          

Autres avantages : En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 11 mars 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 05/2025 du 18 février 2025

FONCTIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité hiérarchique de la Représentante de l’OIF pour l’Afrique de l’Ouest (REPAO) et la supervision technique du Directeur de l’administration et des finances (DAF), le/la titulaire du poste sera chargé(e) de : 

En matière de budget et finance :

• coordonner avec la DAF le suivi budgétaire, comptable et financier et procéder au rapprochement de la comptabilité et du budget pour la Représentation de l’OIF pour l’Afrique de l’Ouest (REPAO) ;

• être l’interlocuteur(trice) du Service de la conception et du suivi des projets (SCS) et de la Direction de l’Audit interne et de l’évaluation (DAIE) dans l’exécution budgétaire des crédits de programmation ou assimilés ;

• faire le suivi des documents contractuels (contrats, budgets, engagements juridiques) et bons pour paiement de la REPAO ;

• confirmer les créations de contacts ou d’organismes dans le PGI (SAP) ;

• procéder à la vérification et à la validation comptable de la dématérialisation des factures, à la codification et à l’enregistrement comptable des factures fournisseurs et au suivi des fournisseurs et des relances ;

• effectuer la comptabilisation de toutes les autres dépenses et des recettes ; 

• vérifier des transferts d’écritures dans le PGI (SAP) ;

• faire le rapprochement et le suivi des opérations de trésorerie (banques, caisses) ;

• procéder au lettrage des comptes tiers ;

• effectuer le pointage des comptes généraux ;

• faire les opérations de clôture budgétaire.

En matière de gestion des ressources humaines :

• coordonner avec le Service des ressources humaines (SRH) la gestion des dossiers du personnel de la REPAO (gestion des dossiers, congés, politique de formation, évaluation, plan de carrière, etc.…) ;

• être le relais du SRH pour toutes les informations liées à la gestion du personnel ;

• s’assurer de la mise en œuvre des politiques de ressources humaines et du respect des délais en matière d’évaluation des performances.

Administration générale et suivi :

• coordonner, en lien avec la Coordonnatrice Achats et marchés publics (DAF), la gestion et le suivi de l’ensemble des services opérationnels administratifs de la REPAO (politique des achats, renouvellement des prestataires, gestion des contrats d’assurance, etc…) ;

• mettre en place, en lien avec la Coordonnatrice Achats et marchés publics et les unités concernées au Siège, une politique de sécurité des bâtiments et des personnes ;

• participer à l’amélioration des outils de gestion conformément aux procédures en vigueur au sein de l’Organisation ;

• contribuer à la gestion administrative de la REPAO.

Autres activités :

• soutenir l’organisation des évènements de la REPAO ;

• exécuter d’autres tâches qui seront assignées par la Représentante, selon les besoins du service.

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d’un Etat ou gouvernement membre de l’OIF ;

• être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Bac + 4 au minimum dans les domaines de compétences du poste, notamment l’administration des finances et la comptabilité, ou dans tout autre domaine connexe ;

• avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans en gestion administrative et comptable, idéalement au sein d’une administration publique et/ou d’une organisation internationale ;

• avoir une expérience significative d’un ERP, notamment SAP ;

• maîtriser les procédures comptables et budgétaires de base ainsi que les principaux outils appliqués à la gestion comptable (environnement Windows et Microsoft Office) ; 

• maîtriser les outils informatiques courants (pack Microsoft Office, internet) ;

• avoir une parfaite maîtrise de la langue française ainsi que des bonnes capacités de rédaction, d’analyse et de synthèse ;

• démontrer une aptitude à planifier, organiser et hiérarchiser les priorités et à travailler en respectant les règles et les délais requis ;

• être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence ;

• avoir de bonnes qualités relationnelles et de bonnes capacités à travailler en équipe et/ou avec des partenaires extérieurs, dans un environnement interculturel.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.