Chef(fe) de Service du Protocole et des déplacements (réaffichage)

Titre du poste : Chef(fe) de Service du Protocole et des déplacements (réaffichage)

Unité administrative : Service du Protocole et des déplacements (SPROD)

Lieu d’affectation : Paris, France

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, Grade à partir du Grade P5-1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : A partir de 58 903 euros, selon l’expérience

Ajustement annuel de poste : A partir de 13 106 euros, selon l’expérience

Autres avantages : En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A/R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)

Allocations, indemnités et participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 25 février 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 01/2025 du 04 février 2025

FONCTIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité du Directeur de Cabinet de la Secrétaire générale de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF), le(la) Chef(fe) de Service du Protocole et des déplacements sera chargé(e) de veiller au bon fonctionnement du Service, à l’application des dispositions protocolaires découlant des accords de siège conclus entre l’OIF et les Etats et gouvernements, à la gestion optimale des relations avec les missions diplomatiques et consulaires et autres partenaires.   

A ce titre, il (elle) :

• contribue à l’élaboration d’une directive en matière de protocole et participe aux réflexions sur l’application des accords de siège ;

• coordonne et organise les visites officielles de la Secrétaire générale en collaboration avec les autres services concernés ;

• organise et suit les manifestations et autres cérémonies diplomatiques dans le respect des normes protocolaires ;

• veille à la mise à jour de la base de données sur : les missions diplomatiques et représentations de l’OIF, les ministères des Affaires étrangères de l’OIF, les ministères de tutelle, autres ministères, les opérateurs, les acteurs de la société civile et autres partenaires ;   

• coordonne et suit les questions relevant des privilèges et immunités, en collaboration avec les autorités compétentes et les services internes de l’OIF : entrées et sorties, demandes de visa, titre de séjour ou cartes spéciales, immatriculation des véhicules ;

• appuie et conseille le Cabinet de la Secrétaire générale et les unités administratives dans le cadre du respect des règles protocolaires (rédaction de notes verbales, remerciements, suivi du courrier protocolaire et invitations.) ; 

• participe à la préparation et au déroulement des instances de la Francophonie, en collaboration avec les services concernés ;   

• coordonne l’organisation protocolaire, consulaire et logistique des déplacements de la Secrétaire générale, de l’Administratrice et de leurs collaborateurs(trices) (démarches visa, traitement protocolaire, transport, hébergement, véhicules…) ;

• contribue, en lien avec la Direction de l’Administration et des Finances, à la décentralisation des déplacements auprès des Unités administratives de l’OIF (agences de voyages, outils de réservation en ligne…) ; 

• veille, avec le Service des ressources humaines, à la sensibilisation du personnel sur les droits et devoirs des fonctionnaires internationaux (privilèges et immunités) ;

•  planifie, organise et gère les ressources humaines, financières et matérielles confiées au Service ;

•  exécute toute autre tâche confiée dans le domaine de compétence.

Le ou la candidat(e) au poste doit :

• être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’OIF ;

• être titulaire d’un diplôme d’études supérieures, de niveau master ou doctorat, en relations internationales, droit, administration publique ou dans tout autre domaine jugé pertinent ;

• posséder une expérience pertinente, d’au moins dix (10) ans avec des responsabilités croissantes, dont au moins cinq (5) dans des fonctions d’encadrement, en gestion des relations internationales, du protocole ou domaines connexes, au sein d’une organisation internationale de coopération, ou d’un ministère des Affaires étrangères, ou d’un service du protocole d’un(e) premier(ière) ministre ou d’une instance régionale ; 

• avoir acquis dans l’exercice de ses fonctions antérieures une expérience significative de coordination générale et d’encadrement incluant une capacité de gestion, d’animation et de motivation d’équipe, ainsi qu’une bonne aptitude en matière de gestion budgétaire ;

• avoir une bonne connaissance des conventions internationales sur les relations diplomatiques et consulaires ;

• avoir une bonne connaissance des pays francophones, des relations internationales, des missions diplomatiques et consulaires, des administrations publiques et des mécanismes de coopération en matière de développement ;

• maîtriser les enjeux et défis liés aux questions protocolaires, dans un environnement international et multiculturel ;

• avoir un excellent sens des relations publiques et de la communication ;

• avoir une bonne capacité à déléguer ;

• avoir de bonnes qualités d’organisation et la capacité à travailler sous pression ;

• avoir une parfaite maîtrise de la langue française, avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses ; la connaissance d’une autre langue, notamment l’anglais, est vivement souhaité ;

• avoir un haut degré d’intégrité et de loyauté ;

• être capable de gérer avec efficacité plusieurs événements et activités à la fois, tout en respectant des délais courts ;

• avoir un excellent sens des relations humaines et une aptitude avérée à diriger et à motiver du personnel à tous les niveaux, dans un contexte multiculturel ;

• avoir une bonne connaissance et une bonne pratique des outils informatiques (Word, Excel…) et numériques.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.