Chef(fe) du Service des instances et conférences

Titre du poste : Chef(fe) du Service des instances et conférences

Unité administrative : Service des instances et des conférences (SIC)

Lieu d’affectation : Paris, France

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, Grade P5 échelon 1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : 78 551 euros

Ajustement annuel de poste : 33 541 euros

Autres avantages : En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A/R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation) ;

Allocations, indemnités et participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 25 août 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 24/2025 du 04 août 2025

FONCTIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité du Directeur de cabinet de la Secrétaire générale, le Chef ou la Cheffe du Service des instances et conférences (SIC) a pour mission de piloter la mise en œuvre de la stratégie de l’Organisation au niveau du Service des instances et des conférences. Il/elle sera chargé(e) à ce titre de planifier, suivre, contrôler la tenue des travaux Du Secrétariat des Instances et en assurer la gestion en anticipant toutes les dimensions institutionnelles, politiques, normatives et opérationnelles.  

Il/elle aura pour activités principales de :

• contribuer à la construction et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de l’Organisation dans les domaines de compétences du SIC ;

• développer des propositions de programmation et/ou d’actions, en lien avec les autres unités administratives concernées ;

• garantir l’alignement entre les actions du SIC et les décisions et règles de l’Organisation, particulièrement dans le règlement unique des instances ; 

• coordonner la préparation et assurer la mise en œuvre de la planification des réunions des instances, commissions et groupes de travail ad’hoc ainsi que du budget prévisionnel du SIC ;

• développer les méthodes et outils s’inscrivant dans le cadre  des orientations de l’Organisation et de l’amélioration du pilotage du SIC, en lien avec le Cabinet de la Secrétaire générale, le Bureau de l’Administratrice et les autres Unités administratives ;

• être l’interface privilégiée pour les délégations participant aux instances, commissions, comités et groupes de travail du CPF ;

• assurer la gestion des inscriptions, en vue de la participation des délégations aux sessions des instances de la Francophonie (CPF, CMF et Sommet) ;

• contribuer à la modernisation de la plateforme des instances ;

• coordonner les travaux du secrétariat des instances, établir et tenir à jour les archives des instances et assurer la publication et la diffusion des documents de travail dans les délais prescrits par le règlement unique des instances ;

• superviser l’envoi des convocations, des projets d’ordre du jour et d’ordonnancement des travaux et de la documentation y relative et assurer la rédaction du relevé de décisions ainsi que du rapport des instances ;

• organiser et structurer l’équipe du SIC en veillant à sa performance dans l’atteinte des objectifs et en assurer la gestion au quotidien ;

• rendre compte et justifier de l’utilisation du budget au regard des résultats obtenus (imputabilité) ;

• établir et maintenir avec les autres unités administratives de l’Organisation les mécanismes de communication et de fonctionnement nécessaires à la réalisation des activités ;

• veiller à l’image de l’Organisation en la valorisant, en interne et à l’externe, en lien avec l’unité en charge de la communication ;

• assurer la représentation de l’OIF aux réunions et conférences pertinentes ;

• remplir toute autre tâche confiée par la hiérarchie en lien avec les missions du SIC.

Le/La candidat(e) doit :

• être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’OIF ;

• être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Master II ou équivalent en relations internationales, Droit public international, Droit des Organisations internationales, sciences politiques, management des organisations, sciences humaines et sociales ou toute autre discipline apparentée ou domaines connexes.

• posséder une expérience pertinente, d’au moins sept (7) ans, dont au moins cinq (5) dans des fonctions managériales dans le domaine de l’organisation, la gestion d’instances, conférences ou réunions de niveau international pour le compte d’une organisation de coopération bilatérale ou multilatérale ;

• avoir une expérience avérée d’au moins cinq ans dans le domaine de la rédaction de rapports et de notes ;

• disposer d’un bon esprit d’analyse et de synthèse ;

• démonter une connaissance générale de l’environnement institutionnel de l’OIF ;

• avoir acquis dans l’exercice de ses fonctions antérieures une expérience significative de coordination générale incluant une capacité d’animation et de motivation d’équipe dans un contexte multiculturel ainsi qu’une aptitude à travailler de manière transversale avec les autres unités administratives de programme et extérieures de l’Organisation ;

• avoir une parfaite maîtrise de la langue française, avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses.

• la connaissance d’une autre langue, notamment l’anglais, est un atout ;

• avoir un excellent sens des relations humaines et des capacités avérées d’écoute et d’analyse ;

• disposer d’un haut degré d’intégrité et de loyauté dans le respect du cadre règlementaire, du Code d’éthique et de conduite ;

• être capable de gérer avec efficacité plusieurs réunions et activités à la fois, tout en respectant des délais courts pour la production des livrables ;

• avoir une bonne connaissance et une bonne pratique de l’informatique et des outils numériques.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.